マニュアル作成 AIの使い方｜頭の中の手順を聞き出してもらう方法

マニュアル作成 AIはどこまで頼れる？

結論から言うと、聞かれたことに答えるだけで、マニュアルの8割は形になります。ただし最後の確認だけは、あなたの仕事として残ります。

手順が頭の中にある問題

AIは、あなたの会社の業務の中身を知りません。得意なのは「話した内容を整った文章にまとめる」ことです。

「マニュアルを作って」と丸投げすると、どの会社にも当てはまる当たり障りのない文章しか出てきません。業務の流れ、判断のしかた、気をつけている点。この材料を持っているのは、あなた自身です。

AIに任せる範囲と完成イメージ

この記事では電話対応を例に、次の3ステップで進めます。

1. AIに質問してもらい、頭の中の手順を言葉にする
2. AIにマニュアルの形へ整えてもらう
3. 自分で抜けや間違いを確認する

ゼロから自分で書くより、ぐっと楽になります。ただし③の確認は必ず残ります。AIは間違えるからです。

どのくらい時間が短くなる？

気になるのは時間だと思います。正直にお伝えすると、「ゼロから作る場合に必ず何時間短くなる」という公的な数字は見つかりませんでした。業務の複雑さや、あなたの答える速さで大きく変わるためです。

参考になる報告は2つあります。新人研修用マニュアルの作成期間が3日から半日に短縮された事例と、出張申請マニュアルを半分以下の時間で作れたという報告です。

つまり、1本目は「白紙で悩む時間」が減り、2本目以降は型ができてさらに速くなる、というイメージが近いでしょう。

無料のAIチャットと専用ツール、どちらがいい？

道具は、ChatGPTやClaude、Copilotといった、無料で始められるAIチャットで十分です。一方で、マニュアル作成に特化した有料ツールもあります。選ぶ目安は次のとおりです。

	AIチャット（無料〜）	マニュアル作成の専用ツール
向いている業務	電話対応、接客、判断が多い業務など、会話で説明できるもの	パソコンやシステムの操作手順
材料の渡し方	質問に答える（文字・音声）	画面操作を録画するだけ
費用	無料から	有料が中心（月額60,000円/100名の例）
弱点	画面のキャプチャは自分で用意する	「判断のコツ」のような頭の中の知識は拾いにくい

この記事の電話対応のように会話や判断が中心の業務なら、まず無料のチャットで1本作ってみてください。足りない部分が見えてから専用ツールを検討すれば、無駄な出費になりません。

材料は、あなたの頭の中にあります。次は、それをAIに引き出してもらいましょう。

電話対応の手順を、AIに聞き出してもらう

準備は2つ決めるだけ

用意するのは、無料で使えるAIチャット（この記事ではChatGPTを例にします）と、次の2つの決めごとだけです。

• 誰が読むか：入社1年目の事務スタッフ
• どの業務か：代表電話の一次対応

テンプレートも、マニュアルの書式も要りません。手元のメモが散らかっていても大丈夫です。

最初のプロンプト：質問役を頼む

プロンプトとは、AIへのお願い文のことです。難しく考えなくて大丈夫です。

ここで一番大事なのは、「マニュアルを書いて」と頼まないことです。自分で手順を全部書き出そうとするから、手が止まります。代わりに、AIに聞き役をやってもらいます。

次の文を、そのままコピペして送ってください。○○の部分だけ、自分の業務に置き換えます。

私は会社で「代表電話の一次対応」の業務をしています。
この業務のマニュアルを作りたいので、必要な情報を一つずつ質問してください。
マニュアルを読むのは、入社1年目の事務スタッフです。
質問は一度に一つだけにしてください。
私が使う社内用語や専門用語で意味が分からないものがあれば、推測せず、意味を質問してください。
私が答えたら、次の質問に進んでください。

「一度に一つだけ」と添えるのがコツです。これがないと、質問が一気に10個並んで読むだけで疲れてしまいます。

実際のやり取り

送ると、AIは次のように聞いてきます。以下は、やり取りのイメージです。

AI：ありがとうございます。まず、代表電話の一次対応の目的を教えてください。

あなた：会社にかかってきた電話を、正しい担当者につなぐことです。

AI：電話が鳴ってから、最初に何をしますか？

あなた：3コール以内に出て、「お電話ありがとうございます、○○株式会社です」と名乗ります。

AI：相手の名前や用件は、どの順番で確認しますか？

あなた：会社名、お名前、ご用件の順です。聞き取れなければ、必ず聞き直します。

AI：ミスしやすいポイントはありますか？

あなた：担当者が席にいるか確認する前に「おつなぎします」と言ってしまうことです。いなかった時に気まずくなります。

AI：判断に迷う場面はありますか？

あなた：営業電話か取引先かの見分けです。そういえば、「いつもお世話になっております」と言うかどうかで、だいたい分かります。

最後の答えに注目してください。自分では当たり前すぎて、意識していなかったコツです。聞かれて初めて、「あ、自分はこうやって見分けていたのか」と言葉になります。

実際、Copilotに質問を出してもらって答えるだけで、判断基準やコツまで入ったマニュアルのたたき台ができた例も報告されています。それでも最後は人が確認して直している、という点は覚えておいてください。

社内用語や専門用語が多い業務のとき

「うちの業務は専門用語だらけだけど大丈夫？」と心配になるかもしれません。結論は、用語の意味をAIに教えれば対応できます。

AIは世の中に広く出ている言葉はよく知っていますが、あなたの会社だけで通じる呼び方（部署の略称、社内システムの名前、「転送」を指す独自の言い方など）は知りません。知らないまま書かせると、一般的な言葉に置き換えたり、それらしく意味を作ったりします。

上のプロンプトには「意味が分からない言葉は質問して」と入れてあるので、AIが言葉につまずいたら聞いてくれます。あなたがやることは2つです。

• 質問されたら、1行で意味を答える。例：「『Aライン』は、営業部の直通電話のことです」
• 手元に用語集があるなら、先にチャットに貼り付けてもよい。これが一番早いです

なお、専門性が極めて高い業界の用語や、法令に関わる言葉は、AIが一般的な意味で解釈してしまうことがあります。そうした言葉は、完成後の確認で必ず見直してください。

答えに詰まったとき

途中で、答えられない質問が必ず出てきます。そのときは、こう返せば大丈夫です。

• 「わからない」
• 「あとで確認する」
• 「次の質問にいってください」

AIは、その項目を飛ばして先へ進みます。全部に完璧に答えなくても、マニュアルはできます。

飛ばした項目は、あとで人に聞くか、自分で調べて埋めれば十分です。気楽に進められるほうが、最後まで続きます。

材料はもう揃っています。ここからはAIに「まとめて」と頼むだけです。

まとめてもらうプロンプト

質問のやり取りが終わったら、同じチャットの続きで、次の文を送ります。新しいチャットを開かないでください。会話の中身が、そのままマニュアルの材料になるからです。

ここまでの会話内容をもとに、入社1年目の事務スタッフ向けの業務マニュアルを作ってください。
見出し・手順番号・注意点を分けて書いてください。
構成は「目的」「対象者」「手順」「困ったとき」の順にしてください。
1つの手順には、1つの動作だけを書いてください。
会話の中で出ていない情報(電話番号や担当者名など)は、自分で補わず【要確認】と書いてください。

最後の1行は、次のH2で大事になる保険です。AIは、知らない情報をもっともらしく埋めてしまうことがあります。先に「埋めずに印をつけて」と頼んでおけば、確認すべき場所が一目で分かります。

完成した電話対応マニュアル

ここまでの会話をもとに、ChatGPTのような文章を作れるAIチャットが出す形のイメージを載せます。AIの返答は毎回少しずつ変わります。実際の画面では、文面が多少違って出てきます。

代表電話の一次対応マニュアル

1. 目的
会社にかかってきた電話を、正しい担当者につなぐこと。

2. 対象者
入社1年目の事務スタッフ。

3. 手順

1. 3コール以内に受話器を取る。
2. 「お電話ありがとうございます、○○株式会社です」と名乗る。
3. 相手の会社名を確認する。
4. 相手のお名前を確認する。
5. ご用件を確認する。
6. 聞き取れなかった所は、その場で聞き直す。
7. 担当者が席にいるかを確認する。
8. 席にいるときだけ、「おつなぎします」と伝える。
9. 内線で担当者に取り次ぐ。

4. 注意点

• 席の確認より先に「おつなぎします」と言わない。担当者が不在だった場合に、気まずい空気になるため。
• 営業電話と取引先の見分けは、「いつもお世話になっております」と言うかどうかが目安になる。

5. 困ったとき

• 担当者が不在のとき:戻り時間を伝え、折り返し先を聞いてメモに残す。
• 担当者が分からないとき:【要確認】上司に相談する。
• 聞き取れないとき:何度でも聞き直してよい。

見てほしいのは、手順がきれいに分かれていることだけではありません。「席にいるか確認する前に、おつなぎしますと言わない」という、あなたが話した失敗談が、注意点としてそのまま残っています。さらに、会話に出ていない「担当者が分からないとき」は、AIが【要確認】と印をつけて、勝手に埋めていません。

8割はこれで形になっています。残り2割は、会社ごとの事情を足す仕事です。

直してもらう言い方

出てきた下書きに、気になる所は必ずあります。そのときのコツは、「場所＋内容」をセットで伝えることです。

• 「3番目の手順を、もっと細かく2つに分けて」
• 「『営業電話の見分け方』の注意点に、名乗らない相手の場合も追加して」
• 「困ったときの項目を、表ではなく箇条書きに変えて」

反対に、「全体的にもうちょっと分かりやすく」のような頼み方は避けます。AIはどこを直せばいいか決められず、全体を作り直してしまうからです。直したくなかった所まで変わってしまい、やり直しが増えます。

他の業務に置き換えるコツ

別の業務でも、流れは同じです。

差し替えるのは、業務名と、読む人(誰向けか)の2か所だけです。たとえば「経費精算」なら読み手は新入社員、「入社手続き」なら人事の新任担当者、「店舗の開店準備」ならアルバイトスタッフ、といった具合です。

気をつけるのは、手順の粒度です。

手順は「1手順＝1アクション」に分けると、初めて読む人でも再現しやすくなります。まとめプロンプトに「1つの手順には1つの動作だけ」と入れたのは、そのためです。

ただし、複雑な判断や例外が多い業務、安全や法令に関わる内容は、AIだけで完成させるのに向いていません。そうした業務では、必ず担当者や専門家の目を通してください。

無料版を使うときの注意

無料版でも、この記事の方法は試せます。ただ、使っているうちに次のことが起きる場合があります。

• 送れる回数に上限がある：質問のやり取りが長くなると、途中で止まることがあります。上限は時期やサービスで変わるので、数字は各サービスの公式ヘルプで確認してください
• 使えるモデル（AIの頭脳）が有料版より控えめなことがある：長い会話の途中で、前の内容を忘れたり、文章が粗くなったりする場合があります

対処は簡単です。上限に達したら、時間を置いて同じチャットの続きから再開します。新しいチャットに移ると、会話の材料が消えてしまうので気をつけてください。最初の1本は無料で十分ですが、毎日のように何本も作るなら、有料プランを検討する段階です。

そして、ここまでの電話対応マニュアルも、まだ使える状態ではありません。AIが自信たっぷりに書いた中に、間違いが混ざっている可能性があるからです。次は、その探し方です。

ここまでの電話対応マニュアルは、見た目はもう完成品です。でも、そのまま配ってはいけません。見る場所さえ決めておけば、確認は難しくありません。

抜けと順番違いの5項目

実物の業務と見比べながら、次の5つを確かめてください。電話対応マニュアルで見つかりやすい例も添えます。

最後の仕上げは、その業務をやったことがない人に読んでもらうことです。手順通りに電話対応を試してもらい、止まった所が直す場所になります。書いた本人は頭で補って読んでしまうので、自分では抜けに気づけません。AIの文章は整っていても、現場独自の手順を反映しきれないと指摘されています。レビューは必ず人の仕事です。

品質の目安は、初心者が読んで再現できる粒度です。

もっともらしい嘘への備え

AIは、知らないことでも自信満々に書くことがあります。これを「ハルシネーション」と呼びます。つまり、もっともらしい作り話のことです。AIを提供している各社も、利用者向けのヘルプで「出力は間違うことがあるので確認してください」と案内しています。

電話対応マニュアルでいえば、たとえばこうなります（イメージです）。

担当者が分からないとき：総務部（内線101）に取り次ぐ。

会話に一度も出ていないのに、部署名も内線番号も、それらしく埋まっています。まとめのプロンプトで「【要確認】と書いて」と頼んだのは、これを防ぐためでした。それでも念のため、連絡先・システム名・社内独自のルールは、必ず実物と照合してください。

入れてはいけない情報

次の3つは、AIに入力しないでください。マニュアルにも残してはいけません。

理由は、入力した内容がAIの学習に使われる設定のサービスがあるからです。使う前に、各サービスの利用規約や設定画面で学習に使われない設定になっているかを確認してください。この設定の有無や場所はサービスと契約プランで異なるため、最新の情報は、使うサービスの公式ヘルプで確かめるのが確実です。

対処は2つです。入力する前に「担当者A」「システムX」のように伏せる。完成後に、元の名前や情報が残っていないか確かめて消す。

まずは1つの業務から

一番面倒だと感じている業務を1つ選んで、最初のプロンプトをコピペするところから始めてみてください。1本できれば、次からは業務名を差し替えるだけです。