社内FAQ AIを無料で作る方法｜ChatGPTで自作する手順と注意点

ChatGPTのアカウントと、社内のマニュアルや規定。この2つがあれば、専門知識がなくても社内FAQは作れます。プログラミングも、有料の契約も要りません。ブラウザでChatGPTを開くところから始められます。

仕組みは「カンニングしながら答える新人」と同じです。AIに社内資料を渡して、それを見ながら答えさせる。それだけです。

実際に、総務や管理部門が主導して成果を出した例もあります。

イマクリエでは、エンジニアではない管理部門の担当者が、勤怠まわりの資料をまとめて生成AIに渡す形でFAQを作り、管理部門への問い合わせが月平均13件から2.5件に減りました（約80%減）。

なお、この事例は専用の仕組みで作られたもので、無料のChatGPTだけで同じ成果が出るというデータは見つかっていません。それでも「資料を渡して答えさせる」という考え方は通用します。まず自分の会社でどこまで通用するか、小さく試してみましょう。

作業にかかる時間は、半日から1日が目安です。次の章で、手順を5つに分けて見ていきましょう。

全体で半日から1日あれば形になります。各ステップで「何を貼って、何と指示するか」を書いていくので、そのままコピーして使ってください。

ChatGPTで作る社内FAQ、5ステップ

全体で半日から1日あれば形になります。各ステップで「何を貼って、何と指示するか」を書いていくので、そのままコピーして使ってください。

①資料を集める

ChatGPTに渡すのは2つだけです。「社内規定のテキスト」と「よく聞かれる質問のリスト」です。

きれいに整理された資料は要りません。就業規則や経費精算のルールなど、手元にあるものをコピペできる状態にすれば十分です。質問リストは、メールやチャットで最近よく受けた問い合わせを10個ほど書き出すだけでいいです。

注意したいのは、一度に全部貼らないことです。無料版には一度に読み込める文章量の上限があり、就業規則と経費規程と各種マニュアルをまとめて貼ると、途中で切れたり、前半の内容を忘れたりすることがあります。

対策はシンプルです。1回につき1テーマだけ貼ることです。たとえば「経費精算」だけ、「有給休暇」だけ、というように分けて、それぞれFAQを作ります。規定が長い場合は、問い合わせの多い章だけを抜き出して貼ってください。回答が怪しくなったら、新しいチャットを開いて指示文から貼り直すのも有効です。

もう一つ、はっきり言っておきます。個人名・給与額・契約金額が入った部分は貼らないでください。 無料版では、入力した内容がAIの改善に使われる設定になっている場合があります。ChatGPTの設定画面には学習への利用を止める項目がありますが、名称や仕様は変わることがあるので、使う前にOpenAI公式のヘルプで最新の説明を確認してください。会社として使うなら、情報システム部門や上長にも一声かけておくと安心です。

②指示文を書く

資料を貼ったら、最初にChatGPTへ役割を与えます。この指示文（プロンプト）が、FAQの品質を決めます。

あなたは総務部の担当者です。
以下の社内規定だけをもとに、社員からの質問に回答してください。

【社内規定】
（ここに規定のテキストを貼る）

「規定だけをもとに」と書くのがコツです。これを入れないと、ChatGPTは世間一般の知識で答えてしまいます。

③回答ルールを決める

次に、嘘をつかせないための歯止めを入れます。②の指示文に、続けてこう書き足してください。

【回答ルール】
・規定に書かれていないことは、推測せず「規定には記載がありません。総務部にご確認ください」と答えてください。
・回答の最後に、根拠にした規定の名前を書いてください。

④テストで穴を探す

自分で意地悪な質問をぶつけます。次の3種類を試してみてください。

• 規定に書いていない質問（例：「副業は届け出が要りますか？」）
• 曖昧な質問（例：「休みって取れますか？」）
• 答えが2通りになりそうな質問（例：「出張の日当はいくらですか？」。役職や地域で金額が変わる場合）

変な答えが出たら、その場でルールを1行足します。「役職で金額が変わる場合は、役職を聞き返してください」といった具合です。この往復が品質を上げます。

⑤回答集にして配る

ChatGPTの出力は、そのまま社内に出さないでください。

ここまでのやりとりをもとに、よくある質問と回答を一覧にしてください。
形式は「Q：」「A：」の繰り返しで、Aには根拠の規定名を付けてください。

できた一覧を、人間が全件チェックして直します。これが「回答集」です。AIが誤って答える可能性はゼロにならないので、この全件チェックと、規定が改定されたときの見直しは欠かせません。

そして置き場所です。誰も開かない社内ポータルに置いたら終わりです。SlackやTeamsなど、社員が毎日開く場所に貼ってください。社員が自分で探せるようになれば、総務への同じ質問は減っていきます。

ここからは、5ステップで作ったFAQが「社員の質問にどう答えるか」を見ていきます。ステップ②③で決めた指示文とルールが、回答にどう効くかにも注目してください。以下の回答例は、指示文をこう作ればこう返る、という設計例です。実際に試した画面ではありません。規定の中身は、わかりやすいよう架空の例にしています。

規定にあれば、規定どおりに答える

社員からよく来るのは、申請手順の質問です。規定に書いてあることなので、AIが得意な分野です。

社員： 有給の申請手順を教えて

AI： 有給休暇は、取得希望日の3営業日前までに、勤怠システムの「休暇申請」から申請してください。上長の承認が下りた時点で確定します。
（根拠：就業規則 第〇条「年次有給休暇」）

手順と期限、根拠の規定名までそろっています。ステップ②で「規定だけをもとに」と指定し、③で「根拠の規定名を書く」と決めたからこの形になります。

指示文の差は、同じ質問でもはっきり出ます。

指示文	「有給の申請手順を教えて」への返答
「質問に答えてください」だけ	一般的な会社の手順を、もっともらしく答える
「規定だけをもとに答える」+回答ルール付き	自社の規定どおりの手順と、根拠の規定名が返る

前者は一見親切ですが、自社の実際のルールとずれていても気づけません。ツールの性能ではなく、指示文の書き方で信頼性が変わります。

条件によって答えが変わる質問も、AIの出番です。人が毎回規定を読み返して場合分けするのは、意外と手間がかかります。

社員： 飲み会の費用、経費で落ちる？

AI： 内容によって変わります。規定では次のように分かれています。
・取引先との会食：参加者の社名・氏名と目的を記載すれば、交際費として申請できます
・社内のみの懇親会：部署の予算内で、事前に上長の承認がある場合に限り申請できます
・それ以外：経費にはできません
どれに当てはまるか教えていただければ、必要な手続きをご案内します。
（根拠：経費精算規程 第〇条「交際費」）

この形は、指示文に「条件によって答えが変わる質問は、規定の条件を整理して場合分けで答える。当てはまるものが不明なら聞き返す」と一行足しておくと出やすくなります。ステップ④のテストで見つけた穴を、ルールで埋める作業です。

※例の内容はこの記事のために作った架空のルールです。実際の回答は自社の規定が元になります。

規定になければ、担当者につなぐ

AIが間違えたらどうするのか。多くの人が最初に不安に思うところです。答えは、間違える前に「わからない」と言わせる設計にします。

社員： 有給の残り日数を教えて

AI： 個人の残日数は、規定からはわかりません。勤怠システムのマイページでご確認ください。

AIは規定を読んでいるだけで、個人の勤怠データは見ていません。だから適当な数字を答えさせず、「わからない」と返すのが正解です。評価や異動、個別の事情への判断、そして規定に書かれていない質問（副業の届け出など）も同じで、ステップ③の一行から次の返答が生まれます。

社員： 副業は届け出が要りますか？

AI： 規定には記載がありません。総務部にご確認ください。

無料の限界と、有料に乗り換える目安

ここまで見ると頼もしく思えますが、無料でできる範囲には線があります。

無料でできること・できないこと

無料のChatGPTは、FAQの原稿づくりまでが守備範囲です。社員がAIに直接質問できる仕組みは、有料ツールの領域になります。

	無料のChatGPT	有料ツール
FAQ原稿の作成・整理・書き直し	できる	できる
社員が直接AIに質問する	できない	できる
規定改定への自動対応	できない(貼り直しが必要)	ツールによる

つまり、無料で作るのは「AIが下書きした回答集」であって、「社員が話しかけられる窓口」ではありません。回答集を読んでもらう形でも、同じ質問への対応は確実に減らせます。

全社の規定を1つのAIに一気に覚えさせたい場合は、一度に貼れる量に上限がある無料版では厳しくなります。そこが有料ツールを考える入口です。

定着のコツ

FAQが使われない原因は、中身より置き場所であることが多いです。ステップ⑤でも触れたとおり、SlackやTeamsなど、社員が毎日開く場所に置きましょう。最初の1週間は、数人でいいので「回答集を見たら解決した」という声を集めてみてください。

有料に乗り換える目安

有料ツールに移るタイミングは、件数よりも「手間」で決めるのがおすすめです。次のどれかに当てはまったら、検討してみてください。

件数の目安としては、Admina by Money Forwardの解説に「月10件を超える定型の問い合わせがあるなら、FAQチャットボットによる自動化が最優先」という参考値があります。ただしこれは、情シス担当者の平均的な対応時間をもとにした試算です。自社の1件あたりの対応時間を測ってみれば、より現実的な判断ができます。

「件数×1件あたりの対応時間」を一度書き出して、無料でどこまで減らせたかを見る。そのうえで足りなければ有料を考える。この順番で遅くありません。まずは経費精算か有給休暇のどちらか1テーマで、ステップ①から試してみてください。