ChatGPT Excel 関数の聞き方
思った答えが返ってこない一番の原因は、ChatGPTがあなたの表を見ていないことです。A列が名前なのか金額なのかも知らないまま、想像で数式を作っています。「ChatGPTの関数は当てにならない」という声も、この情報不足が一因です。
この記事では、次の売上表で「担当者ごとの合計」を出す場面を例にします。
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 日付 | 担当者 | 商品 | 金額 |
| 2 | 10/1 | 佐藤 | りんご | 1,200 |
| 3 | 10/2 | 鈴木 | みかん | 800 |
ChatGPTに伝えるのは次の4つです。
- 列の中身
- 答えを出すセル
- 答えの形
- Excelのバージョン
①列に何が入っているか
「A列が日付、B列が担当者、C列が商品、D列が金額です。1行目は見出しです」と書きます。言葉にするのが面倒なら、表の数行をコピーして貼っても大丈夫です。これがないと、どの列を足せばいいのかをChatGPTが想像で決めてしまいます。
②答えを出したいセル
「結果はF2に出したいです」と添えます。出力先まで伝えると、前提・実行内容・出力先を明確にするのが大切とされるとおり、貼ってすぐ動く数式になりやすくなります。
③欲しい答えの形
「E列の担当者ごとに、金額の合計を出したいです」と書きます。「売上データをまとめて」とだけ伝えると、合計なのか平均なのかAIが判断に迷うと指摘されています。合計・平均・件数など、欲しい形を言い切りましょう。
④Excelのバージョン
「Excel 2016です」「Microsoft 365です」のように一言で足ります。バージョン情報を伝えると精度の向上が見込めるとされています。
理由は単純で、Excelの関数はバージョンによって使えるものが違うからです。たとえば新しい検索関数のXLOOKUPは、Excel 2016や2019には入っていません。バージョンを伝えれば、動かない関数を避けて提案してもらいやすくなります。
関数作成のプロンプト完成形
前の4つを1つにまとめると、ChatGPTへの質問文（プロンプト）はこうなります。カッコの中を自分の表に書き換えて、そのまま送ってください。
4行を足した完成形
A列が日付、B列が担当者、C列が商品、D列が金額です。1行目は見出しです。
結果はF2に出したいです。
E列の担当者ごとに、金額の合計を出したいです。
Excelは Microsoft 365 です。
行ごとに①列の中身、②出力先、③答えの形、④バージョンが対応しています。
足す前と後の数式
同じ「担当者ごとの売上合計を出したい」でも、聞き方で返ってくる数式が変わります。
| 型なし | 型あり（4行入り） | |
|---|---|---|
| 質問 | 「売上の合計を出したい」 | 上の完成形 |
| 返ってきやすい答え | 列の場所を仮置きした、そのままでは動かない数式 | =SUMIF($B$2:$B$50,E2,$D$2:$D$50) |
| 貼ったあと | 自分で列を読み替える作業が残る | F2に貼って下へコピーするだけ |
型なしの答えは毎回変わりますが、表を知らないぶん仮置きになりがちです。型ありは「B列の担当者がE2と同じ行のD列を足す」という数式を、表に合わせて組んでくれます。
返ってくる数式は毎回少しずつ違います。貼ったら必ず1〜2人分は電卓や目視で検算してください。
合計以外の聞き方
合計（SUM、SUMIF）以外でも、4行の型はそのまま使えます。変えるのは③の「欲しい答えの形」だけです。
| やりたいこと | ③の書き方の例 | 出てきやすい関数 |
|---|---|---|
| 条件に合うものだけ数える・足す | 「担当者が佐藤の行だけ、金額を合計したい」 | SUMIF、COUNTIF |
| 条件で表示を変える | 「金額が1,000以上なら『大口』、未満なら『通常』と出したい」 | IF |
| 別の表から値を引いてくる | 「商品名をもとに、別シートの単価表から単価を持ってきたい」 | VLOOKUP、XLOOKUP |
特に三つ目の「別の表から引いてくる」は、Excelで一番つまずきやすい作業です。この場合は、元の表だけでなく引いてくる側の表も伝えます。
「売上」シートのC列に商品名があります。
「単価表」シートのA列が商品名、B列が単価で、1行目は見出しです。
「売上」シートのE2に、C2と同じ商品名の単価を出したいです。
Excelは Microsoft 365 です。
こう書くと、=XLOOKUP(C2,単価表!$A$2:$A$50,単価表!$B$2:$B$50) のような数式が返ってきやすくなります。Excel 2016と書けば、代わりにVLOOKUPで組んでくれるはずです。
表の貼り付け方
言葉で説明するのが面倒なら、表をそのまま渡せます。
- セルをコピーして貼る: Excelで見出しを含む数行を選び、Ctrl+C。ChatGPTの入力欄にCtrl+Vで貼るだけです
- 列名だけ書く: 「日付・担当者・商品・金額の4列です」でも十分通じます
- ファイルや画像で渡す: CSVや画面のスクリーンショットも添付できます。ただし使える回数や範囲はプランで違います
貼る中身の注意点は、「貼る前に確かめること」の章でまとめています。
テンプレート通りに聞いても、一発で完璧な答えが出るとは限りません。でも、エラーが出ても失敗ではありません。ChatGPTは会話の続きで直せるので、聞き直せば大丈夫です。ただし、原因が聞き方だけとは限りません。Excelのバージョンが古くて関数が使えない、といった場合もあります。
エラー時の聞き直し方
エラー名と原因の対応
初心者が出会いやすい4つを、前に挙げた4つの伝え方と結びつけます。
| エラー | 意味 | 書き忘れやすいもの |
|---|---|---|
| #NAME? | 関数の名前をExcelが知らない（古いExcelで新しい関数を使ったときなど） | ④バージョン |
| #N/A | 探したものが見つからない | ①列の中身 |
| #VALUE! | 数字のはずの所に文字が入っている | ①列の中身 |
| #REF! | 参照先のセルがなくなった | ①列の中身 |
この表を覚える必要はありません。意味はChatGPTが教えてくれます。
実例：#NAME?が出て直るまで
先ほどの単価の引き当てを、Excel 2016を使っている人が次のように聞いたとします。バージョンは書いていません。
「売上シートの商品名から、単価表シートの単価を持ってきたい」
=XLOOKUP(C2,単価表!A:A,単価表!B:B)
セルに #NAME? と出る。Excel 2016にはXLOOKUPがないためです
「#NAME? と出ました。Excelは2016です。使える関数で作り直してください」
=VLOOKUP(C2,単価表!$A$2:$B$50,2,FALSE) に変わり、単価が表示される
数式を作り直したのではなく、④のバージョンを足しただけで答えが変わる、というところがポイントです。これはこの記事で想定した一例で、実際の返答は毎回少しずつ違います。
エラー文をそのまま貼る
セルに出たエラーの表示と、貼った数式をそのままコピーして送ります。「このエラーの原因と直し方を教えてください」と添えれば十分です。エラー表示の意味を聞くところから、表の構造を伝えて具体的な修正手順をもらうところまで、ChatGPTに任せられるとされています。
答えが違うときは例を添える
エラーは出ないのに数字が違うときは、「佐藤さんの合計は1,200のはずですが、0と出ます」のように、期待した答えと実際の答えを並べて伝えます。具体的な数字があると、ChatGPTはどこがずれているかを絞り込めます。実際に0が返ってきたときも、「0が返ってきました」と伝え直すと直るという実演があります。
直らないときは分けて聞く
何度やっても直らないときは、一度に頼みすぎている可能性があります。たとえば「担当者ごとに合計を出して、多い順に並べたい」なら、まず合計だけ。それが動いてから、並べ替えを聞きます。小分けで依頼するのは精度を上げる方法のひとつとして紹介されています。
やりたいことを1つずつに分けて、順番に聞きます。
貼る前に確かめること
エラーが出れば聞き直せますが、困るのはエラーが出ないまま違う数字が出る場合です。貼る前に確かめる習慣をつけておきましょう。なお、ここまでの方法は各解説記事の紹介内容と筆者の整理にもとづくもので、実際の挙動はご自身のExcelで確認してください。確認方法を3つ挙げます。
数式の意味を説明させる
ChatGPTも間違えることがあります。数式を貼る前に、「この数式を日本語で説明してください」と聞いてみてください。「B列が佐藤さんの行のD列を足す」のように返ってくれば、意図どおりかどうかを自分で判断できます。
数式を貼る前に「この数式を日本語で説明してください」と聞き、返ってきた説明が自分の意図と合っているか確かめましょう。
上のリンク先のように、関数の仕組みを教えてください、と聞く使い方は、先輩が作った謎の数式を読み解くときにも使えます。数式をコピーして貼り、同じように聞くだけです。
自分のExcelで使えるか調べる
ChatGPTが出した関数がよくわからないときは、Excelの「関数の挿入」ボタン（数式バーの左にある fx のマーク）から関数名を探せます。Microsoft公式のサポートページにも各関数の説明と対応バージョンが載っています。
ChatGPTの答えと公式の説明の両方を見比べると、「この関数は自分のExcelで使えるか」を自分で確かめられます。
実データを入れない
実際の顧客名や金額は貼らず、ダミーに置き換えましょう。「佐藤→A社」「1,200→100」と書き換えた数行で、数式の形は変わりません。
そのうえで、会話が学習に使われない設定も確認しておくと安心です。ChatGPTの画面左下にある自分の名前（アイコン）を押し、「設定」の中の「データコントロール」を開きます。そこに、会話をAIの改善に使うかどうかを切り替える項目があります。画面の表記は更新で変わることがあるので、見つからなければ「データコントロール」という名前の項目を探してください。
アドインは入れなくて大丈夫
ここまでのやり方で十分使えますが、Excelの中からChatGPTを呼び出す「ChatGPT for Excel」というアドイン（追加機能）もあります。AI.ASK関数などが使えるようになる便利なものですが、導入にはAPIキー（連携用の合言葉のようなもの）の取得が必要です。
この記事の方法は、ChatGPTの画面に貼って聞くだけ。アドインもAPIキーも要りません。まずはこれで十分なので、アドインは気になったときに調べれば大丈夫です。
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