アンケート集計はAIで楽に！自由記述を傾向表にする手順とプロンプト

アンケート 集計 AIは無料で足りる？

結論：無料版で足ります

お客様の自由記述は、ChatGPTの無料版に貼るだけで「傾向のまとめ」「件数の集計」「報告用の表」まで作れます。数十件規模なら、お金をかけずに十分こなせます。

実際、保育園のアンケートをChatGPTで集計する解説動画でも、有料版を使いながら「無料版でも同じようにできます」と話されていました。

無料版と有料版の違い

気になる違いを、2つに絞ってお伝えします。

	無料版	有料版
AIの賢さ	軽めのモデルが中心。混み合う時間帯は性能が落ちることがある	高性能なモデルを優先的に使える
使える回数	一定回数を超えると、数時間ほど使えなくなる	上限が大きく、ほとんど気にならない

回数の上限は時期によって変わりますが、この記事の15件を3回頼む程度なら、上限にかかる心配はほとんどありません。

だからこそ、あとで紹介する「合計を自分で足し算する」確認が効いてきます。無料版でも、この一手間があれば安心して使えます。

この記事で扱う範囲

アンケート用の専用ツールもありますが、アカウントを作るだけで今日から試せるのはChatGPTです。この記事では、ChatGPTに貼って集計する方法だけに絞ります。

紙のアンケートも、文字に打ち直せば同じやり方で扱えます。次の章では、実際に15件の回答を貼って、結果が出るところまでお見せします。

AIへの3回の頼み方｜15件を貼ってみた

ここからは、実際にChatGPTへ貼りながら進めます。まず10〜20件くらいの少数で試すのが、失敗しないコツです。

題材は、カフェのお客様アンケートにしました。業種が違っても、貼る中身を入れ替えるだけで同じ手順で使えます。

用意した回答15件

練習用に、架空の自由記述を15件つくりました。番号を振っておくと、あとで「どれがどこに入ったか」を確かめやすくなります。

1. 席が少なくて、昼は30分待ちました。
2. コーヒーがとてもおいしかったです。
3. 店員さんの対応が丁寧で気持ちよかった。
4. 注文してから料理が出るまでが遅い。
5. 席の間隔が狭く、隣の話し声が気になった。
6. ケーキの種類をもっと増やしてほしい。
7. 会計がレジのみで、混んでいると並ぶ。
8. 店内が落ち着いていて、長居したくなる雰囲気。
9. 夕方に行ったら人気メニューが売り切れていた。
10. スタッフの笑顔に癒されました。
11. 提供が遅く、ランチ休憩に間に合わなかった。
12. キャッシュレス決済に対応してほしい。
13. パンケーキが絶品。また来ます。
14. 昼どきは満席で入れなかった。
15. 禁煙席がもう少し広いと嬉しい。

この15件が、このあと3回の依頼ぜんぶで使うサンプルです。

実際のアンケートは、Excelやフォームの回答欄をコピーして、そのまま貼れば大丈夫です。

2回目以降は「先ほどと同じ分類で振り分けてください」と添えると、分類の名前がぶれません。最後に、各回の件数表を足し合わせれば完成です。

傾向をまとめる

1回目は、バラバラの回答をグループに分けてもらいます。AIへの指示文（プロンプト）は、次のとおりです。【】の部分だけ、自分のアンケートに合わせて差し替えてください。

以下は【カフェのお客様アンケート】の自由記述です。
傾向を3〜5つにまとめてください。
それぞれの傾向に、短い名前を付けてください。

【ここに回答を貼り付け】

すると、こんな答えが返ってきます（出力の一例です。文言は毎回少し変わります）。

1. 席数・混雑への不満
 昼どきに満席や待ち時間が発生。席の間隔の狭さを指摘する声もある。
2. 提供・会計のスピードへの不満
 料理が出るまでの時間や、レジの行列に関する声。
3. メニュー・支払い方法への要望
 ケーキの種類、人気メニューの品切れ、キャッシュレス対応。
4. 接客・店内の雰囲気への好評
 丁寧な対応、スタッフの笑顔、落ち着いた空間。
5. 味・料理への満足
 コーヒーやパンケーキを評価する声。

見てほしいのは、グループの名前をAIが自分で付けてくれることです。こちらは分類のルールを何も決めていません。それでも15件が、5つの束にまとまりました。

手作業なら、全部読んで付箋に書いて、似たものを寄せる作業です。それが数十秒で終わります。

件数と割合を出す

2回目は、数字にします。同じチャットの続きで、そのまま頼んでください。

先ほどの5つの傾向ごとに、該当する回答の件数と割合（％）を表にしてください。
各傾向に当てはまる回答の番号も書いてください。
最後に、件数の合計が【15】件になっているか確認してください。

返ってくる表は、たとえばこうです。

傾向	件数	割合	該当する回答番号
席数・混雑への不満	4	26.7%	1, 5, 14, 15
提供・会計のスピードへの不満	3	20.0%	4, 7, 11
メニュー・支払い方法への要望	3	20.0%	6, 9, 12
接客・店内の雰囲気への好評	3	20.0%	3, 8, 10
味・料理への満足	2	13.3%	2, 13
合計	15	100.0%

ここで必ず、件数を自分で足し算してください。4＋3＋3＋3＋2＝15。元の回答数と一致しているので、取りこぼしも二重カウントもありません。

もし合計が14や17になっていたら、AIの数え間違いです。その場合は「合計が合っていません。もう一度、番号ごとに1件ずつ振り分けてください」と伝えれば直ります。

番号を添えてもらうのは、このチェックのためです。気になる分類があれば、番号から元の回答にすぐ戻れます。

AIの出した表を丸ごと信じず、合計だけは必ず自分の目で見る。これを習慣にしてください。

改善案と報告用の表

3回目は、報告書の下書きまで進めます。

ここまでの結果から、【カフェ】の改善案を3つ提案してください。
そのうえで、上司に報告する表にまとめてください。
表の列は「課題」「根拠（件数）」「改善案」「優先度」にしてください。

出力の一例です。

課題	根拠（件数）	改善案	優先度
昼の混雑と席の窮屈さ	4件（26.7%）	昼のピーク時間帯に、待ち番号の案内や整理券を試す	高
提供・会計の遅さ	3件（20.0%）	ランチセットの品数を絞る。会計用のレジを増やす	高
品切れ・支払い方法の要望	3件（20.0%）	人気メニューの仕込み量を見直す。キャッシュレス決済を導入する	中

改善案は、あくまでAIの提案です。実際に採用するかは、現場を知っているあなたが決めてください。

ただ、ゼロから報告書を書くのと、できあがった下書きを直すのとでは、手間がまるで違います。手作業で2時間かかっていた作業が、下書きまでなら15分ほどで済むイメージです。

このあとの章では、紙の回答の読ませ方と、個人情報の扱いを見ていきます。

紙・PDFの回答も読ませられる？

結論から言うと、読ませられます。紙もPDFも、いったん文字にしてしまえば、前の章と同じ3回の依頼でそのまま集計できます。

撮影とPDFの渡し方

無料で確実にやるなら、2ステップです。

写真の文字をコピーする方法は、お使いの機器によって選べます。

使っている機器	文字をコピーする方法
iPhone	標準の「テキスト認識表示（Live Text）」。写真アプリで画像を開き、右下の文字マークを押して文字を選ぶ
Android	Googleレンズ。Googleアプリやカメラから起動して、写った文字を選んでコピーする
どちらでも	Microsoft Lens（無料アプリ）。撮影した用紙の文字を読み取り、コピーできる

iPhoneなら、アプリを新しく入れなくても標準機能で足ります。画面の呼び名は、OSのバージョンで少し変わることがあります。

どの方法でも、あとは前の章と同じく、番号を振ってChatGPTに貼るだけです。

PDFのときは、そのままアップロードするか、PDF上の文字をコピーしてChatGPTに貼ります。文字を選択できるPDFなら、コピペで十分です。

読み取りミスの確認

ここで一つだけ、手を抜かないでほしいことがあります。手書きの文字は、読み間違いが起きやすいのです。

手書きアンケートの集計では、AIによる文字読み取りが役立つ一方で、読み取り結果の確認が欠かせないとされています（手書きアンケートの集計や分析にはAI-OCRが便利！メリットと選び方）。クセのある字や薄い字ほど、別の文字に化けがちです。

個人情報とAIの間違い対策

前の章で「便利そう。でも、お客様の声を会社の外のAIに貼って大丈夫？」と思った方もいるはずです。やることは、貼る前の準備2つと、結果を見るときの確認1つだけ。どれも短い操作で終わります。

貼る前に消す情報

貼る前に、氏名・メールアドレス・電話番号・住所など、個人が特定できる列をExcelで削除します。列の見出しを右クリックして「削除」するだけです。自由記述の中に名前が書かれていたら、そこも消しておきます。

もうひとつは、ChatGPTの設定です。

これで、入力した内容がAIの学習に使われなくなります。画面の表記は更新で変わることがあるので、「学習」「改善」といった言葉を目印に探してください。

学習をオフにしても、入れた内容はAIの会社に送られます。顧客名などをどこまで入れていいかは、入れる情報の線引きの記事で確かめておくと安心です。

普通の業務で使うなら、「個人情報を消す」と「学習をオフにする」の2つで十分です。ただ、会社に「AIに業務データを入れてよいか」のルールがあるなら、先にそちらを確認しておくと安心です。

分類ミスの見つけ方

合計の足し算に加えて、もうひとつだけ確認を足します。表にある回答番号をたどって、2〜3件を原文と見比べてください。「この回答は本当にこの分類でいいか」を数件確かめるだけです。

ここで完璧は求めません。手作業で付箋に分けたときも、人によって分け方は少しずつ違いました。基準は「手作業より正確か、少なくとも同じくらいか」です。数件見て違和感がなければ、下書きとして使えます。

違和感があった分類は、「5番は『席数・混雑』ではなく『メニュー』に入れ直してください」のように、番号を指定して伝えれば直してくれます。